Arkevia : la solution de coffre-fort électronique pour les professionnels

La solution d’archivage arkevia est un outil moderne pour une utilisation agile et une opportunité d’évolution en vue d’une utilisation internationale. Son utilisation offre plusieurs avantages, tant professionnels que personnels.

Qu’est-ce qu’Arkevia ?

Arkevia est un coffre-fort numérique conçu pour vos employés. En d’autres termes, il sert à dématérialiser vos données afin que vous n’ayez pas à les envoyer sous format papier.

Présentation d’Arkevia

Cet outil qui permet de stocker en toute sécurité des documents et des données et de les partager avec des tiers. Entre particulier, Arkevia peut être utilisé pour stocker :

  • un bulletin de paie ;
  • des factures ;
  • des documents administratifs.

Cette solution offre un espace sécurisé et fiable pour le stockage de tout type de données ou de documents.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Il s’agit d’un stockage virtuel hautement sécurisé pour un large éventail de documents, notamment les documents officiels, les factures et les bulletins de salaire. L’utilisation d’un coffre-fort numérique présente plusieurs avantages :

  • l’accès à vos documents à tout moment ;
  • une protection plus sûre pour vos documents numériques ;
  • la possibilité d’archivage jusqu’à 50 ans ;
  • un système de dématérialisation qui conserve la même valeur que les documents papier.

Comment fonctionne Arkevia ?

Le fonctionnement de cet outil de stockage et de partage de documents peut être examiné sous deux angles différents :

Utilisation au niveau des employés

Arkevia vous permet de créer des répertoires pour optimiser la gestion des documents que vous archivez. Des alertes par email informent chaque employé de l’arrivée de nouveaux documents et l’incitent à se connecter à son espace personnel.

Toutefois, il est parfaitement possible de désactiver la réception de documents virtuels si l’employeur le demande. Cette notification doit être envoyée dans les 30 jours suivant l’embauche. Après cette période, vous recevrez vos documents sous forme numérique.

Utilisation par les employeurs

Les employeurs peuvent utiliser cet outil pour stocker et partager des documents avec leurs employés. Tous les documents présents sur le lieu de travail ou dans l’espace personnel de chaque employeur sont conservés de manière sûre et sécurisée, conformément à la réglementation en vigueur.

L’utilisation de ce système d’archivage optimise les processus RH et réduit les coûts de distribution des salaires. Les employeurs sont tenus d’informer chaque employé de la distribution numérique des bulletins de salaire. Toutefois, l’approbation de l’employeur n’est pas nécessaire pour mettre en œuvre cette méthode de distribution.

Quels sont les caractéristiques d’arkevia ?

Cette solution moderne est dotée d’une série de fonctionnalités en plus de la gestion de la paie :

  • un mode collaboratif pour les employés qui souhaitent envoyer des demandes de congé, des notes de frais, etc ;
  • le transfert de données vers d’autres logiciels de gestion ;
  • des sauvegardes fréquentes garantissent des mises à jour quotidiennes sécurisées ;
  • une prise en charge des données sociales réelles.

Comment supprimer des documents sur Arkevia ?

Avec le temps, certains documents perdent leur valeur et leur suppression devient une priorité. Vous devrez peut-être aussi supprimer certains documents dans Arkevia. Pour ce faire, vous devrez vous connecter à votre compte personnel, puis effectuer une action pour les déplacer vers le dossier « Corbeille » au lieu de l’onglet « Supprimer ».

Il convient également de noter que certains fichiers, tels que les bulletins de salaire, ne peuvent pas être supprimés.

Quels sont les avantages de cette solution ?

L’utilisation d’Arkevia présente de nombreux avantages. Tout d’abord, il y a l’avantage d’une meilleure protection des documents. En effet, grâce à cette méthode de sauvegarde, vous êtes épargné par le vol ou la perte de données. Même après votre déménagement, toutes vos données peuvent être consultées et archivées librement à tout moment. Lorsque vous prenez votre retraite, vous êtes le seul à avoir accès aux documents stockés dans votre coffre-fort virtuel. Vous pouvez donc accéder à tout moment aux archives que vous avez créées.

En outre, les documents stockés dans ce coffre-fort numérique ont la même valeur juridique que les documents sur papier, grâce aux signatures électroniques. Les départements RH peuvent éviter de perdre du temps à imprimer des documents à partager avec les employés. Cela signifie d’importantes économies de papier dans l’entreprise. De même, les employés ne doivent plus passer par le département des ressources humaines pour obtenir les documents dont ils ont besoin. 

L’utilisation de cette méthode de stockage des données peut donner à votre entreprise un aspect nouveau et impressionnant. Arkevia peut protéger et conserver vos bulletins d’information et tout autre document pendant plus de 50 ans. Cette durée est suffisante pour que vous disposiez toujours des données dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin.

Arkevia met également l’accent sur la confidentialité des données. Personne d’autre que vous ne peut accéder à ces informations. Les documents tels que les fiches de paie et autres documents administratifs peuvent également être stockés en toute sécurité.

L’utilisation de coffres-forts numériques place les ressources humaines sur une voie innovante et écologique. Les employés peuvent être plus indépendants car ils peuvent télécharger les pièces jointes nécessaires demandées par le département RH.

Comment se connecter à mon compte Arkevia ?

Se connecter à Arkevia 

Si vous vous connectez à Arkevia pour la première fois, la procédure est très simple :

  • Rendez-vous sur la page de connexion ;
  • Entrez vos données de connexion pour accéder à votre espace personnel. Votre mot de passe et votre nom d’utilisateur sont authentifiés lors de l’inscription. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de les changer régulièrement.

Si vous ne parvenez pas à vous connecter, veuillez contacter le service clientèle ou utiliser les différentes options de dépannage. Si tout va bien, l’écran de connexion apparaîtra après que vous ayez saisi vos informations d’identification.

Comment trouver son code secret arkevia ?

Pour accéder aux documents stockés dans votre espace personnel, vous avez besoin d’un code secret arkevia. Il est généralement généré lors de la création d’un compte. Cependant, les utilisateurs ont souvent du mal à le retrouver. Dans ce cas, ils doivent accéder au site web d’arkevia. Dans le cas contraire, veuillez vérifier visuellement qu’elle figure au bas de la fiche de paie.

Si vous rencontrez des problèmes pour vous connecter à arkevia, vous pouvez récupérer vos informations de connexion à partir de l’adresse e-mail que vous avez enregistrée lors de la création de votre compte. Lorsque vous rencontrez des problèmes avec votre appareil ou votre connexion, veuillez attendre un peu et réessayer. Si le problème d’authentification dépasse vos capacités, il est préférable de faire appel à un professionnel pour éviter de perdre des données.

Comment résoudre les problèmes de connexion sur Arkevia ?

Si vous rencontrez des problèmes pour vous connecter à votre compte Arkevia, vous devez d’abord identifier le problème afin de le corriger. Il peut s’agir d’un problème d’authentification ou d’une mauvaise connexion au WIFI.

S’il s’agit d’un problème de mot de passe, vous pouvez récupérer le mot de passe à partir de l’adresse électronique indiquée lors de la création du compte. Toutefois, s’il s’agit d’un problème lié au réseau, il concerne les outils électroniques : smartphones, ordinateurs, tablettes, routeurs défectueux, mises à jour des appareils. Et la connexion ne peut être rétablie sans régler le problème de réseau.

Pour ce faire, redémarrez le routeur, réinitialisez le réseau WiFi, ajustez les connexions autorisées ou utilisez une adresse IP statique au lieu du DHCP… Si le problème d’authentification dépasse vos compétences, il est important de faire appel à un professionnel pour éviter de perdre des données importantes.

Partagez cet article :

Le prochain magazine dont vous avez besoin

Le guide des métiers

Les plus populaires