Gérer votre propre entreprise signifie que vous pouvez gérer les choses à votre façon et recruter des talents selon vos goûts en tant qu’employés. Vous pouvez être un expert dans votre industrie, mais pas nécessairement dans la comptabilité de la paie.
La paie de votre employé est votre responsabilité, et que vous le vouliez ou non, elle doit toujours être faite. C’est beaucoup à penser pour un seul employé. Cela ne tient même pas compte des heures supplémentaires.
Ne vous inquiétez pas, cet article va vous éclaircir les idées et vous proposer une meilleure façon, efficace et moderne, de gérer votre paie !
Informations sur l’employé
Lorsque vous embauchez un employé, il/elle devra remplir certains formulaires.
Système de chronométrage
Le suivi des heures de travail de vos employés est important pour s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs dans le montant que vos employés reçoivent le jour de la paie. Traditionnellement, les entreprises utilisaient des feuilles de temps hebdomadaires où les travailleurs remplissaient ou utilisaient des cartes de temps en papier.
Les systèmes de gestion du temps et des présences sont des logiciels qui permettent aux employés de pointer via des pointeuses, des appareils mobiles et des ordinateurs interconnectés. Les données sont souvent sauvegardées dans un stockage en nuage, selon le système que vous utilisez.
Ces systèmes peuvent être coûteux, mais le grand avantage est que vous réduisez les chances d’avoir des erreurs de paie et ces systèmes gèrent toute la gestion liée au temps comme la présence des employés, les heures supplémentaires, plus de nombreux systèmes ont un logiciel de paie intégré.
Système de paie
Les systèmes de paie ont évolué au fil du temps.
Vous pouvez toujours vous en tenir à apprendre à le faire manuellement pour chacun de vos employés, mais vous allez forcément créer des erreurs de comptabilité et perdre trop de temps à vous y remettre et à vous tenir à jour des nouvelles lois et réglementations.
Une autre méthode consiste à externaliser la gestion de la paie à une autre entreprise. Cette méthode est beaucoup plus coûteuse, car vous engagez des professionnels qui comprennent et adhèrent à des calculs complexes et aux dernières lois.
Les logiciels de paie sont une méthode populaire utilisée par les entreprises de nos jours pour gérer la paie des employés. L’utilisation d’un logiciel est beaucoup plus rentable que l’externalisation de professionnels pour faire le travail et le processus prend à peine quelques heures.
Un bonus aux logiciels de paie est qu’ils tirent automatiquement les chèques de paie ou les dépôts directs le compte de l’employé.
Réaliser la paie
Vous devrez décider quand payer vos employés. Selon la nature de votre entreprise, vous pouvez les payer sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Dans tous les cas, la façon dont vous le faites dépendra de votre méthode de paie.
Calculez le temps de travail de vos employés et comptabilisez les heures supplémentaires, s’ils y ont droit.
Les employés non exemptés doivent être payés en heures supplémentaires s’ils ont travaillé plus de 40 heures par semaine. Les employés exemptés n’ont pas cette protection.
Sélectionner les taxes appropriées qui sont convenues dans le contrat. Ce processus est souvent automatisé lorsque vous utilisez un logiciel de paie et permet de gagner une tonne de temps !
En outre, n’oubliez pas de comptabiliser les avantages sociaux des employés ! Les contributions volontaires des employés à l’assurance maladie, aux plans de retraite et à tout ce que vous leur fournissez doivent être traitées par la paie.
Fiscalité
Vous devez vous assurer que vous faites bien les impôts si vous ne voulez pas avoir de problèmes. Le logiciel de paie fait un bon travail de déclaration d’impôts pour que vous n’ayez pas à subir les complications.
Tenir des registres
Les gouvernements ont des lois spécifiques sur la tenue des registres de paie. Un bon logiciel de paie le ferait automatiquement pour vous, mais il est suggéré d’imprimer des copies papier et de les conserver dans un endroit sûr.
En fin de compte, si vous dirigez votre propre entreprise, vous souhaitez idéalement minimiser le temps passé à gérer votre paie et vous concentrer sur des activités qui aideront l’entreprise à se développer, comme les stratégies de marketing numérique.
