La gestion appropriée des documents et des archives revêt une importance cruciale pour toute entreprise, grande ou petite.
La procédure d’archivage
L’archivage, quels que soient le format et la nature des documents, est une obligation incontournable. Cependant, il revêt également une dimension stratégique en organisant efficacement l’entreprise et en garantissant l’accès aux informations essentielles.
La mise en place d’une procédure archivage efficace, telle que proposée par la Société Générale d’Archives, est essentielle pour garantir la classification, le stockage sécurisé, la conservation légale et la destruction confidentielle des documents au sein des entreprises.
Comprendre la procédure d’archivage
La procédure d’archivage, parfois appelée « Records Management Process » englobe bien plus que la simple conservation de documents. Elle consiste en une politique efficace visant à gérer l’ensemble des opérations liées à l’archivage. Cette pratique, qu’elle concerne des archives physiques ou électroniques, repose sur une classification précise et pertinente. Son objectif premier est d’assurer la conservation adéquate des documents tout en garantissant leur accessibilité lorsque cela s’avère nécessaire.
Étapes de la procédure d’archivage
La mise en place d’une procédure d’archivage efficace commence par une analyse approfondie des besoins spécifiques de votre organisation, couvrant le volume de documents, les types, les formats, les délais légaux et les normes. Cette analyse aide à planifier l’emplacement de stockage en conformité avec les obligations légales. Ensuite, la formalisation de la procédure précise le périmètre, les responsabilités, les outils, l’emplacement, les moyens de préservation, et un calendrier de conservation et de destruction. Cette procédure est validée en concertation avec les responsables documentaires et juridiques, puis par un comité de pilotage.
Procéder à l’archivage effectif des documents
L’archivage effectif des documents requiert une série d’opérations bien définies :
- l’identification, l’authentification des documents à archiver pour garantir la validité des documents, déterminer la durée légale de conservation ;
- le stockage des documents dans un lieu adapté, garantissant leur accessibilité, leur sécurité, leur praticité pour la consultation ;
- à l’issue des délais réglementaires, les archives seront soit détruites conformément aux protocoles établis, soit classées en tant qu’archives historiques à conserver indéfiniment.
Bonnes pratiques pour une procédure d’archivage efficace
La mise en place d’une procédure d’archivage réussie implique l’adoption de bonnes pratiques, notamment la formation du personnel en cybersécurité et l’utilisation d’outils de gestion documentaire. Les audits réguliers sont recommandés pour s’adapter aux besoins changeants de l’entreprise. L’externalisation auprès d’entreprises spécialisées en archivage simplifie cette démarche et libère votre entreprise des contraintes liées à la gestion de la procédure.
Les enjeux de la conformité
La conformité en matière de gestion des documents et des archives est essentielle pour les entreprises. En effet, elle implique le respect des lois et des réglementations, garantit la préservation de l’historique de l’entreprise, facilite la prise de décision, assure une réponse efficace aux demandes d’information. Elle réduit les risques, renforce la confiance des parties prenantes, et favorise des économies de coûts en évitant des amendes et des pertes de temps.
De plus, la conformité en matière de gestion documentaire démontre l’engagement de l’entreprise envers l’éthique, la responsabilité et la transparence, des valeurs cruciales dans un contexte commercial compétitif. Elle joue également un rôle clé dans la préservation de la réputation de l’entreprise, en évitant les scandales liés à des pratiques de gestion non-conformes.
